Enhetliga signaturer för hela teamet – så gör ni

Kaos i inkorgen

Marknad har snygga signaturer med logga och kampanjlänk. Sälj har var sin variant – några med profilbild, andra utan. IT har tre rader text. VD:n har något som såg modernt ut 2015.

Känner du igen det?

När varje anställd skapar sin egen signatur händer det oundvikligen: det ser rörigt ut. Och varje mejl som går ut representerar företaget – även de som inte ser ut som det.

Varför enhetliga signaturer spelar roll

Det handlar inte om att vara petig. Det handlar om:

Varumärkesbyggande. Varje mejl är en kontaktyta. 50 anställda som skickar 30 mejl om dagen blir 1500 tillfällen att förstärka (eller försvaga) ert varumärke.

Professionellt intryck. När en kund mejlar med tre olika personer och alla har samma genomtänkta signatur, signalerar det: "Det här är ett sammansvetsat team."

Praktiska fördelar. Rätt kontaktuppgifter. Ingen som glömt uppdatera sin gamla titel. Alla juridiska krav uppfyllda.

Steg 1: Bestäm vad som ska vara med

Börja med att lista vad som måste finnas:

• Namn och titel
• Avdelning (om relevant)
• Telefon och mejl
• Företagets webbplats

Sen vad som kan finnas:

• Profilbild
• LinkedIn-länk
• Aktuell kampanj eller CTA

Och vad som inte ska finnas:

• Personliga citat
• Privata kontaktuppgifter
• Oauktoriserade länkar

Skriv ner det i en enkel policy. Behöver inte vara långt – en halv A4 räcker.

Steg 2: Skapa mallen

Nu när ni vet vad som ska vara med behöver ni en mall som alla kan använda.

Några principer:

• Flexibilitet inom ramar. Alla ska kunna fylla i sin egen info, men layouten är låst.
• Testa i Outlook. Det är där det brukar gå fel. Om det funkar i Outlook funkar det överallt.
• Mobilanpassa. Många läser mejl på telefonen. Se till att det ser vettigt ut där också.

Med Signery kan ni skapa en grundmall och sen låta varje medarbetare fylla i sina uppgifter själv. Layouten förblir densamma.

Steg 3: Rulla ut

Här är det många som går fel. De skickar ut ett mejl med instruktioner och hoppas på det bästa.

Funkar sällan.

Bättre approach:

1. Börja med ledningen. När chefen har den nya signaturen märker folk att det är på riktigt.

2. Gör det enkelt. Ju färre steg, desto fler gör det. "Gå till den här länken, fyll i dina uppgifter, kopiera signaturen, klistra in i Outlook" bör vara hela instruktionen.

3. Sätt en deadline. "Alla ska ha nya signaturen före månadsskiftet." Utan deadline blir det "nån gång".

4. Följ upp. Kolla stickprov efter en vecka. Skicka påminnelse till de som missat.

Vanliga invändningar (och svar)

"Men jag gillar min nuvarande signatur"
Det förstår vi, men enhetlighet är viktigare än individuella preferenser. Signaturen representerar företaget, inte bara dig.

"Det tar för lång tid"
Med rätt verktyg tar det under två minuter. Det är mindre tid än du lägger på att välja lunch.

"Behöver alla verkligen samma?"
Samma mall, ja. Men innehållet anpassas förstås – en säljare har inte samma titel som en utvecklare.

Underhåll över tid

Jobbet är inte klart när alla har nya signaturer. Saker förändras:

• Folk byter roller
• Nya anställs
• Kampanjlänkar ska uppdateras
• Loggan får en refresh

Tips:

• Lägg signaturuppdatering i onboarding-checklistan för nya medarbetare
• Granska signaturerna kvartalsvis – stämmer alla titlar?
• Ha en ansvarig (ofta marknad eller HR) som äger frågan

Vad det kostar att inte göra det

Ingen räknar på det här, men tänk:

• Förlorat förtroende när mejl ser oseriösa ut
• Tid som går åt till att svara på "vad var numret igen?"
• Juridiska risker om obligatorisk info saknas

Mot det står: några timmar för att sätta upp det ordentligt en gång.

Rätt enkelt val.

Kom igång

Med Signery kan hela teamet skapa signaturer baserade på samma mall. Var och en fyller i sina uppgifter, men layouten och varumärket hålls intakt.

Testa gratis för ditt team →

Checklista för implementering

• Bestäm obligatorisk och valfri information
• Skapa signaturpolicy (max en sida)
• Välj och testa mall
• Rulla ut till ledningen först
• Kommunicera till alla med tydlig deadline
• Följ upp efter en vecka
• Lägg in i onboarding för nya
• Schemalägg kvartalsvis granskning