GDPR och e-postsignaturer – Vad gäller i Sverige 2025?

Behöver du verkligen oroa dig för GDPR i din signatur?

Det korta svaret: förmodligen inte så mycket som du tror. Men det finns några saker som är värda att veta, särskilt om du jobbar i ett svenskt företag.

Många övertänker det här. En e-postsignatur är inte ett juridiskt minfält. Men det finns några grundregler som är bra att ha koll på.

Måste man ens ha en signatur?

Nej. Det finns inget lagkrav på att ha e-postsignatur i Sverige.

Däremot – om du skickar mail i företagets namn och det ser oprofessionellt ut, är det ett annat problem. Inte juridiskt, men affärsmässigt.

Vad har GDPR med signaturer att göra?

GDPR handlar om personuppgifter. Och ja, ditt namn och telefonnummer räknas som personuppgifter. Men i arbetssammanhang är det här sällan ett problem.

Det som är okej:

• Ditt namn och jobbtitel
• Jobbmejl och jobbtelefon
• Företagets adress
• LinkedIn (om det är din professionella profil)

Det du bör tänka på:

• Privat mobilnummer – fundera på om du verkligen vill att varje kund har det
• Hemadress – nej, bara nej
• Personnummer – aldrig, under några omständigheter

En enkel regel: om det är information du skulle ge till en främling på en mässa, kan det vara med i signaturen. Om det känns för privat där, skippa det.

Aktiebolag har faktiskt vissa krav

Här blir det lite mer formellt. Enligt Aktiebolagslagen ska "affärsbrev och orderblanketter" innehålla:

• Företagsnamnet
• Organisationsnummer
• Säte (vilken kommun ni är registrerade i)
• Postadress

Nu är frågan: räknas mejl som "affärsbrev"? Juristerna är inte helt överens, men tolkningarna lutar åt nej. Trots det väljer många företag att inkludera orgnr och adress ändå – det skadar inte och ser proffsigt ut.

De där långa disclaimer-texterna då?

Du vet de där:

"Detta meddelande är konfidentiellt och avsett endast för angiven mottagare. Om du har mottagit detta meddelande av misstag..."

Låt oss vara ärliga: juridiskt sett är de nästan värdelösa. Ett mejl som hamnar fel blir inte magiskt skyddat för att du klistrade in en paragraf text längst ner.

Men i vissa branscher – juridik, finans, vård – är de standard. Inte för att de skyddar dig juridiskt, utan för att de signalerar att du tar sekretess på allvar. I de branscherna kan det vara värt att ha dem med.

För alla andra? Du kan skippa det. Ingen läser dem ändå.

Ska hela företaget ha samma signatur?

Ur GDPR-synpunkt spelar det ingen roll. Men ur varumärkessynpunkt? Absolut.

Enhetliga signaturer ser mer professionellt ut och minskar risken att någon av misstag inkluderar fel information. HR-avdelningen som får alla att använda samma mall gör faktiskt rätt.

Vad du ska ta med dig

Det här är inte komplicerat. Ha med jobbinformation, skippa det privata, och om du driver aktiebolag – överväg att lägga till orgnr och adress.

Bygg din signatur på Signery så slipper du tänka på det här. Vi har redan tänkt åt dig.

Skapa signatur gratis →

Vanliga frågor

Orgnr i signaturen – måste det vara med?
Tekniskt sett nej för mejl, men det är god sed. Särskilt om ni skickar offerter eller avtal via mail.

Vad händer om jag skippar disclaimern?
Ingenting. De har minimal juridisk effekt. Men om din bransch förväntar sig dem kan det se konstigt ut utan.

Privat nummer eller jobbnummer?
Jobbnummer om du kan. Privat nummer i signaturen betyder att alla kunder, leverantörer och säljare som mejlar dig får tillgång till det. För alltid.